Fecha

隆Bienvenida(o) a tu oficina de trabajo digital! 馃捇馃殌

Desde ahora tu oficina est谩 en la nube. Aqu铆 te contamos c贸mo lograrlo a trav茅s de las plataformas de colaboraci贸n (oficinas virtuales).

驴Qu茅 son? 馃寪馃懃

Son entornos o espacios en l铆nea donde m煤ltiples personas pueden cooperar, interactuar y trabajar en la realizaci贸n de actividades, proyectos o tareas comunes de manera s铆ncrona y as铆ncrona. Facilitan la comunicaci贸n, el intercambio de informaci贸n, la coordinaci贸n de esfuerzos y la colaboraci贸n entre personas, grupos o equipos, independientemente de su ubicaci贸n geogr谩fica.

C贸mo funcionan? 馃攧馃捈

El primer paso es comprender las necesidades de la organizaci贸n y luego decidir c贸mo trabajar llevando la oficina a la nube para aprovechar sus ventajas. Las plataformas facilitan la comunicaci贸n fluida mediante chats, el intercambio y edici贸n de documentos, la organizaci贸n de proyectos y tareas, y la colaboraci贸n 谩gil. Se puede adaptar la estructura y forma de trabajo e integrar los equipos requeridos. Y todo, dentro de un entorno seguro que protege la privacidad y confidencialidad de los datos.

驴Cu谩les son los beneficios? 馃専馃搱

Las plataformas abren las puertas hacia un espacio estrat茅gicamente definido en tu organizaci贸n. Aqu铆 algunos ejemplos, aunque la lista es m谩s grande, de c贸mo se puede ser m谩s eficiente en el trabajo.

  • 驴Lees un documento colaborativo sin saber cu谩l es la versi贸n correcta? Con las plataformas puedes trabajar con otras personas en un mismo documento, rastrear qui茅n hizo qu茅 cambios y decir adi贸s a las m煤ltiples versiones con el mismo nombre.
  • 驴Has trabajado mucho en un documento y cuando lo quieres enviar por correo, pesa mucho? Puedes compartir el enlace y definir los permisos para que la persona pueda leer, editar, comentar, etc.
  • 驴Asistes a una reuni贸n y aunque tomes nota, sientes que te perdiste de mucho? Al usar la herramienta de videoconferencia de la plataforma, la informaci贸n que se comparte por el chat queda guardada y, si lo prefieres, puedes grabar la sesi贸n para no perder ning煤n detalle.
  • 驴Est谩s iniciando un proyecto o redactando la memoria t茅cnica, se definen responsabilidades y tareas, pero cada persona entiende cosas distintas? Hay herramientas que permiten escribir y compartir tareas con tu equipo, facilitando el seguimiento del cumplimiento y garantizando un entendimiento uniforme para todos.
  • 驴Quieres comunicarte con alguien dentro o fuera de tu organizaci贸n y te enfrentas a buscar la conversaci贸n, entre miles, en tu tel茅fono o WhatsApp? Olv铆date de eso. Simplemente habla con la persona a trav茅s de la mensajer铆a instant谩nea en la plataforma. La informaci贸n quedar谩 almacenada y ordenada para que no te pierdas la pr贸xima vez que necesites encontrar algo.
  • 驴Has salido para realizar una intervenci贸n y necesitas informaci贸n que est谩 en tu ordenador, en la oficina? Accede desde tu m贸vil o tableta al espacio en la nube donde est谩 la informaci贸n y 煤sala sin problemas. Incluso sin conexi贸n a internet, puedes trabajar en un documento; se actualizar谩 y sincronizar谩 cuando te vuelvas a conectar.

驴D贸nde y c贸mo adquirirlas? 馃挸馃洅

Antes de adquirir una plataforma colaborativa, prueba demos gratuitas para asegurarte de que sea adecuada. Puedes comprar licencias en Marketplaces o usar opciones de c贸digo abierto o desarrollo interno. Y aqu铆 la buena noticia: para el tercer sector, muchas plataformas son accesibles o incluso gratuitas. Solo tienes que registrar y dar de alta a tu organizaci贸n.

Te dejamos algunos nombres de plataformas para que investigu茅is sobre ellas: Videoconferencia, reuniones, llamadas | Microsoft Teams , Slack es tu plataforma de productividad | Slack , Business Apps y Herramientas de Colaboraci贸n | Google Workspace , Gestiona el trabajo, los proyectos y las tareas de tu equipo en l铆nea 鈥 Asana 鈥 Asana , Gestiona los proyectos de tu equipo desde cualquier lugar | Trello y la lista puede continuar.

驴Qu茅 es necesario tener en cuenta? 馃馃搳

La organizaci贸n debe decidir c贸mo quiere trabajar con las plataformas de colaboraci贸n. Es una oportunidad para ordenar y definir normas y reglas de uso de c贸mo se opera en la nueva oficina virtual. El cambio requiere adaptaci贸n y aprendizaje, pero los beneficios compensas. Aunque toma tiempo y esfuerzo, no es 鈥渕isi贸n imposible鈥. Estas herramientas transforman la forma de trabajo, beneficiando incluso, a las personas usuarias y a la intervenci贸n en s铆. Muchas organizaciones del tercer sector ya las utilizan, independientemente de su tama帽o.

驴Est谩 tu organizaci贸n lista para dar el salto? 馃憤 

Scroll al inicio