Desde ahora tu oficina está en la nube. Aquí te contamos cómo lograrlo a través de las plataformas de colaboración (oficinas virtuales).

¿Qué son? 🌐👥

Son entornos o espacios en línea donde múltiples personas pueden cooperar, interactuar y trabajar en la realización de actividades, proyectos o tareas comunes de manera síncrona y asíncrona. Facilitan la comunicación, el intercambio de información, la coordinación de esfuerzos y la colaboración entre personas, grupos o equipos, independientemente de su ubicación geográfica.

¿Cómo funcionan? 🔄💼

El primer paso es comprender las necesidades de la organización y luego decidir cómo trabajar llevando la oficina a la nube para aprovechar sus ventajas. Las plataformas facilitan la comunicación fluida mediante chats, el intercambio y edición de documentos, la organización de proyectos y tareas, y la colaboración ágil. Se puede adaptar la estructura y forma de trabajo e integrar los equipos requeridos. Y todo, dentro de un entorno seguro que protege la privacidad y confidencialidad de los datos.

¿Cuáles son los beneficios? 🌟📈

Las plataformas abren las puertas hacia un espacio estratégicamente definido en tu organización. Aquí algunos ejemplos, aunque la lista es más grande, de cómo se puede ser más eficiente en el trabajo.

• ¿Lees un documento colaborativo sin saber cuál es la versión correcta? Con las plataformas puedes trabajar con otras personas en un mismo documento, rastrear quién hizo qué cambios y decir adiós a las múltiples versiones con el mismo nombre.
• ¿Has trabajado mucho en un documento y cuando lo quieres enviar por correo, pesa mucho? Puedes compartir el enlace y definir los permisos para que la persona pueda leer, editar, comentar, etc.
• ¿Asistes a una reunión y aunque tomes nota, sientes que te perdiste de mucho? Al usar la herramienta de videoconferencia de la plataforma, la información que se comparte por el chat queda guardada y, si lo prefieres, puedes grabar la sesión para no perder ningún detalle.
• ¿Estás iniciando un proyecto o redactando la memoria técnica, se definen responsabilidades y tareas, pero cada persona entiende cosas distintas? Hay herramientas que permiten escribir y compartir tareas con tu equipo, facilitando el seguimiento del cumplimiento y garantizando un entendimiento uniforme para todos.
• ¿Quieres comunicarte con alguien dentro o fuera de tu organización y te enfrentas a buscar la conversación, entre miles, en tu teléfono o WhatsApp? Olvídate de eso. Simplemente habla con la persona a través de la mensajería instantánea en la plataforma. La información quedará almacenada y ordenada para que no te pierdas la próxima vez que necesites encontrar algo.
• ¿Has salido para realizar una intervención y necesitas información que está en tu ordenador, en la oficina? Accede desde tu móvil o tableta al espacio en la nube donde está la información y úsala sin problemas. Incluso sin conexión a internet, puedes trabajar en un documento; se actualizará y sincronizará cuando te vuelvas a conectar.

¿Dónde y cómo adquirirlas? 💳🛒

Antes de adquirir una plataforma colaborativa, prueba demos gratuitas para asegurarte de que sea adecuada. Puedes comprar licencias en Marketplaces o usar opciones de código abierto o desarrollo interno. Y aquí la buena noticia: para el tercer sector, muchas plataformas son accesibles o incluso gratuitas. Solo tienes que registrar y dar de alta a tu organización.

Te dejamos algunos nombres de plataformas para que investiguéis sobre ellas: Videoconferencia, reuniones, llamadas | Microsoft Teams , Slack es tu plataforma de productividad | Slack , Business Apps y Herramientas de Colaboración | Google Workspace , Gestiona el trabajo, los proyectos y las tareas de tu equipo en línea • Asana • Asana , Gestiona los proyectos de tu equipo desde cualquier lugar | Trello y la lista puede continuar.

¿Qué es necesario tener en cuenta? 🤔📊

La organización debe decidir cómo quiere trabajar con las plataformas de colaboración. Es una oportunidad para ordenar y definir normas y reglas de uso de cómo se opera en la nueva oficina virtual. El cambio requiere adaptación y aprendizaje, pero los beneficios compensas. Aunque toma tiempo y esfuerzo, no es “misión imposible”. Estas herramientas transforman la forma de trabajo, beneficiando incluso, a las personas usuarias y a la intervención en sí. Muchas organizaciones del tercer sector ya las utilizan, independientemente de su tamaño.

¿Está tu organización lista para dar el salto? 👍